Capita che qualche dipendente resti a casa ammalato, e i casi sono due:

  1. siamo un’azienda ben strutturata, che ha almeno due persone che coprono ogni area aziendale e si sostituiscono a vicenda;
  2. siamo un’azienda piccola che può sostenere solo i dipendenti essenziali, per cui siamo in pochi e molto specializzati, non sostituibili l’un l’altro.

Nel primo caso niente da dire, il problema non si pone (a parte il doppio lavoro per il dipendente sopravissuto).
Ma nel secondo caso? Da noi la grande maggioranza delle aziende si ritrova in questa situazione: che fare?

Facciamo venire al lavoro il dipendente ammalato: soluzione drastica e poco professionale.
Strutturiamo un sistema in grado di non bloccarsi anche se mancano delle figure: soluzione professionale, ma possibile?

Con un sistema di gestione integrato possiamo farlo, fino ad un certo punto. E vediamo di capire come.

Facciamo un esempio-limite: un’azienda di 4 persone in ufficio: titolare, tecnico, amministrativo e commerciale.
In genere un commerciale utilizza dei programmi diversi da quelli che utilizza un amministrativo: il primo usa un foglio di calcolo o una rubrica di un client di posta per gestire i suoi appuntamenti, e un foglio di testo per fare dei preventivi. Il secondo usa molto di più la contabilità, mentre spesso non sa neanche dove sono i file che usa il suo collega. Lo stesso vale per il tecnico che segue la produzione.

Ci sono quindi 3 compartimenti stagni, che poco sanno l’uno del lavoro dell’altro. Se l’amministrativo rimane a casa, i DDT si faranno, forse, con un modulo cartaceo – se si trova. Se il commerciale resta a casa, i preventivi che doveva fare resteranno sospesi fino al suo ritorno (se serviranno ancora). Se resta a casa il tecnico, si spera che gli operai abbiano un programma abbastanza lungo da andare avanti fino al suo ritorno, altrimenti qualcosa farà il titolare, di solito.

La vera causa per cui l’attività viene sospesa è perché non si sa dove mettere le mani: in parole povere, non si ha uno strumento comune.
Con uno strumento comune si può sapere a che punto è l’attività di ognuno, cosa e come fare per farla procedere, quanto tempo abbiamo a disposizione prima che ci sia qualche scadenza, ecc., e soprattutto tutti hanno il necessario know-how.

Questo è uno dei vantaggi nell’utilizzare un sistema ERP, che integra e tiene traccia di tutte le attività aziendali.