I software gestionali no, ma gli ERP possono essere modificati nel modo di gestire i processi, così da essere somiglianti al processo aziendale effettivo.

Per cui, chi ha un’ordine di vendita fatto nel modo standard (creazione, conferma, avvio del processo), lo usa così com’è, mentre chi ha necessità di avere una conferma da parte del superiore, lo fa modificare inserendo un “nodo” per cui solo l’utente di classe “superiore” può confermare l’ordine (di solito da un certo valore in su).

In questo esempio il processo è più elaborato, e suona così:

  1. il venditore inserisce la bozza d’ordine di vendita che figura come preventivo;
  2. il superiore verifica la bozza e dà (o rifiuta) il suo ok;
  3. il venditore procede ad inviare il preventivo al cliente, se ok;
  4. il venditore viene contattato dal cliente per confermare il preventivo, che diventa una proposta d’ordine (anche con variazioni) e passa in stato di “attesa conferma” dal superiore;
  5. il superiore dà (o rifiuta) l’ok alla proposta d’ordine;
  6. il venditore consegna e riceve la proposta d’ordine firmata dal cliente;
  7. nel caso ci siano successive variazioni, il venditore modifica l’ordine creando una “conferma d’ordine” e attende la conferma dal superiore;
  8. il superiore dà (o rifiuta) la conferma d’ordine;
  9. parte il processo di vendita/acquisto.

Un po’ lungo, ma nulla di troppo strano (a parte forse la conferma del preventivo, ma ognuno decide le proprie procedure…), sia chiaro comunque che non è una vendita di prodotti standard, ma di commesse su misura.

Ebbene, ecco come risulta il processo implementato in Openerp:

Workflow tripla validazione ordine di vendita

E’ chiaro che il processo viene gestito completamente all’interno del software, senza pericolosi “salti nel vuoto” con procedure manuali, mai abbastanza monitorabili (dov’è l’ordine, a che punto è la proposta d’ordine, perchè non è arrivata la conferma d’ordine, ecc. ecc.).