In media la prassi utilizzata dalle nostre parti per fare una vendita è:

  • fare un’offerta su un foglio di calcolo, o di testo (che possiamo rendere bello esteticamente) usando un normale programma di office automation;
  • emettere il ddt e poi la fattura, quindi incassare il pagamento emettendo spesso una ri.ba., usando un gestionale

E’ evidente che il processo è spezzato: si usano due programmi diversi che non si parlano.
Qualcuno fa qualcosa di più, inserendo l’ordine ricevuto dal cliente nel gestionale, per poi estrarre il ddt e la fattura senza digitare nuovamente i dati.

Altri gestiscono anche il CRM, su un altro programma su cui, al massimo, riescono ad importare i dati anagrafici dei clienti, per poi non aver più alcun rapporto con il gestionale.

Non sarebbe meglio gestire tutto all’interno di uno stesso programma? Senza riscrivere dati, tenendo uno storico completo ed integrato, essendo sicuri di non perdere dati quando si fa un backup…

OpenERP (come altri ERP) fa così:

  • gestisce i canali di vendita (database di possibili clienti) e le opportunità (contatti con clienti potenziali) tramite CRM
  • trasforma le opportunità in offerte (trasportando i dati della vendita da una all’altra)
  • emette il ddt e poi la fattura, quindi incassa il pagamento emettendo spesso una ri.ba.

il tutto all’interno dello stesso programma, in un unico flusso, anche via web.

Anche per tenere la contabilità si cambia registro: ad esempio, per registrare i pagamenti dei clienti, dalle nostre parti si apre la contabilità, si crea una scrittura di incasso clienti, si inserisce la banca e si prendono ad uno a uno i clienti, cercando quindi le scadenze aperte e chiudendo quelle incassate.

Invece in OpenERP la procedura è più semplice e diretta: si apre la maschera dei pagamenti dei clienti, si filtrano per cliente o per data o per periodo (o quello che si vuole, i filtri sono modificabili a piacimento) e si cliccano le fatture incassate. Tanto semplice e diretto che non serve alcuna esperienza di contabilità per farlo.