Novità sulla verifica congruità fatture (localizzazione OpenERP)


Localizzazione OpenERP

In questo periodo c’è un sacco di carne al fuoco, quindi resta poco tempo per postare 🙂

Però segnalo uno degli aggiornamenti fatti sulla contabilità (per ora sulla 6.1, versione in produzione): la verifica della data e del numero della fattura del fornitore.

Intanto, il modulo interessato alle modifiche è stato l10n_it_account, che è stato reso dipendente da account_invoice_entry_date (che per questo motivo adesso è installato di standard): quest’ultimo modulo crea un campo di inserimento della data fattura del fornitore e ne verifica la congruità, cioè che non venga registrata una fattura con data successiva alla data della fattura stessa.

Fatto questo, il modulo l10n_it_account è stato modificato con l’aggiunta di un campo in cui inserire il numero della fattura del fornitore (nell’oggetto account.invoice) e quindi controllato secondo questi passaggi:

  1. verifica che non ci siano già fatture fornitori (o clienti) registrate con data superiore a quella di registrazione che stiamo inserendo, all’interno dei periodi collegati all’esercizio fiscale in corso;
  2. verifica che non ci siano già fatture fornitori registrate con stessa data e numero di emissione da parte del fornitore.
Controllo fatture
Data di registrazione e numero fattura del fornitore

La verifica sulle fatture clienti è stata migliorata rendendola basata sui periodi collegati all’anno fiscale in corso, evitando quindi possibili problematiche con gli altri anni fiscali.

ASAP queste modifiche saranno portate anche sulla 7.0. Stay tuned!

OpenERP e l’integrazione dei gestionali.

L’integrazione dei gestionali con Openerp

Alla nascita di un’azienda, solitamente, si acquistano le cose essenziali per il proprio business. Un software gestionale è necessario per fare DDT e fatture (anche la contabilità e il bilancio se si ha del personale adeguato). In seguito, se tutto fila liscio, ci si trova a dover gestire la produzione, o i cantieri, o gli autisti, con sistemi più o meno manuali, per cui si finisce con l’acquistare un altro gestionale, specifico per questa necessità.

struttura gestionali
struttura gestionali

Alla fine si possono arrivare ad avere due, tre, diversi gestionali per coprire esigenze specifiche della nostra attività. E’ evidente che non è il massimo, perchè molto dati sono comuni ai vari gestionali (anagrafiche soprattutto) e comportano un aumento dei tempi di gestione, come pure la possibilità di errori nell’inserimento doppio/triplo dei dati.

E, cosa non ultima, ci limitano (e di molto) la possibilità di avere dati aggiornati in tempo reale, anzi di solito non ce li danno proprio. Questo perchè i vari sistemi non dialogano tra di loro, a meno di soluzioni di integrazione.

Il passaggio successivo è infatti l’integrazione dei vari gestionali, che avviene solitamente con delle procedure automatiche eseguite una volta ogni tot tempo, tra i diversi database. Soluzione che ovvia ad alcuni problemi, ma che alla fine è solamente un rattoppo ad una situazione non ottimale.

struttura gestionali connessi
struttura gestionali connessi

L’integrazione con OpenERP non è a questo livello, ma è al livello successivo: i gestionali spariscono, l’ERP contiene tutte le funzionalità che avevamo nei precedenti software gestionali. Ciò è possibile tramite una personalizzazione dell’ERP, resa molto più comoda dalla struttura framework dell’ERP. Permette inoltre di avere i dati in tempo reale e di avere degli extra-dati aggiuntivi, che danno quel quid in più che spesso serve per prendere decisioni, anche di fondamentale importanza.

struttura erp
struttura erp

Software gestionali

Usabilità e test

I commerciali delle software-house sanno elencare in maniera esaustiva cosa fanno i loro software gestionali: vendite, acquisti, magazzino, crm, produzione, chi aggiunge la procedura d’assunzione e valutazione del personale, ecc.

Il “come” lo fanno possono provare a spiegarlo, almeno in maniera teorica: di solito i commerciali usano una parte molto limitata del gestionale. E’ anche un fattore logico e di economia: i test dei software gestionali sono affidati a chi fa la QA, o test di qualità, che spesso avviene con l’uso diretto misto ai test su diversi database, ed è eseguito da personale che ha esperienza delle stesse operazioni, maturata ovviamente anche su altri sistemi gestionali.

E’ in questo “come” e nel sistema di QA che si nota la differenza tra le aziende che producono software.

test software gestionali

Non è possibile testare e quindi vendere un software per la produzione se non si ha idea di cosa voglia dire gestire un magazzino. Né si può pensare di dare un gestionale per fare la contabilità se non si sa cosa sia una chiusura contabile.

E’ per questo motivo che aziende anche di un certo spessore si trovano impantanate in questioni banali (banali per chi non ne ha esperienza) come distinta base o registro IVA: perchè non hanno personale con un’esperienza in materia.

Il valore di un software gestionale sta nella capacità di ridurre l’intervento umano per generare valore aggiunto, riducendo il margine d’errore e guidando l’utente nei processi: ma se questa guida non è stata provata da persone che lo fanno di mestiere, che valore può avere?

Questo è il punto cruciale che abbiamo messo in cantiere per arrivare ad un gestionale usabile con un’ottica italiana, ma con uno spirito internazionale.

Stay tuned

Ispezione ISO9001 e apertura mentale

Apertura mentale

Oggi in un’azienda abbiamo superato l’abituale audit per il rinnovo della certificazione ISO9001: in questi momenti c’è sempre un po’ di tensione, anche se tutto è a posto, perchè magari non si conosce l’auditor, i suoi “gusti” in termini di burocrazia, e altre bazzecole del genere.

Però spesso l’audit ha dei momenti di rilassamento, in cui si può ragionare a mente fredda sulla strada che si sta facendo, e saltano fuori delle cose interessanti.

Intanto degli ispettori (nati nell’era pre-computer) ci fanno vedere che sono in grado di ammodernarsi: come redigere i report dell’audit su un tablet. Nulla di particolare, ma già dà un po’ di brio. Poi, scannerizzarsi i documenti dell’ispezionato con uno scanner portatile. Va bè, è solo un dettaglio. Però…

Però poi guarda i bei moduli cartacei per fare le check-list (e chi non le fa cartacee? dò un tablet a ogni magazziniere?) e mi suggerisce – caldamente – di farle con un form web in rete, magari su un software gestionale… Uau! E io che fatico a far passare qualsiasi proposta via web!

Pensavo fosse un problema d’età, invece è solo un problema di apertura mentale… e che ci posso fare? Trapano? 😉

apertura mentale
apertura mentale

Regole di riordino sul venduto

Modulo di riordino sul venduto

Grazie alla richiesta di un utente del forum italiano di OpenERP in questo thread
abbiamo sviluppato un piccolo modulo per il riordino sul venduto che è stato integrato nel branch stock-logistic-warehouse nella rev. 29.

La descrizione della funzione del modulo è questa (tradotta):
Questo modulo permette di migliorare le norme di riordino del modulo magazzino. Funziona prevedendo lo stock necessario per ogni prodotto per n giorni di vendita, con la successiva formula: ((quantità vendute in days_stats * (1 + forecast_gap)) / * days_stats days_warehouse) dove:
– days_stats = giorni sul quale calcolare le statistiche di vendita;
– forecast_gap = previsione di aumento / diminuzione delle vendite (%);
– days_warehouse = giorni di magazzino da tenere a magazzino.
Uso: inserire le variabili days_stats, forecast_gap e days_warehouse nel form del prodotto e creare una regola di riordino per lo stesso prodotto, senza inserire nulla (né la quantità massima né la minima sono obbligatorie). Il cron job viene eseguito tutti i giorni e aggiornerà il quantitativo massimo nella regola riordino (è possibile forzare il cron cambiando la data e l’ora di esecuzione). Questo modulo non ha bisogno del modulo purchase per funzionare, ma è utile con quel modulo.

In sostanza con questo modulo non è più necessario calcolare la quantità da tenere in magazzino per i vari articoli, che viene presunta in base al venduto tramite le variabili inserite.

riordino sul venduto
riordino sul venduto

Produttività e non

F1 e triciclo…

Mi dispiace, non ce la faccio… a non scrivere!

Il fatto: ho chiacchierato per caso con un tale, che poi si scopre essere il titolare di un’azienda. Dalla chiacchierata deduco che sono moderni, che lavorano bene e hanno un ufficio ben strutturato: insomma, ci tengono alla produttività.

f1

Allora comincio a farmi spiegare il loro workflow attuale, e qui viene il bello:

  1. per fare un preventivo usano un foglio di calcolo
  2. per stampare un preventivo usano un documento di testo
  3. per verificare quali preventivi sono in trattativa caricano i dati su un altro foglio di calcolo
  4. per fare un ordine fornitore usano un altro foglio di calcolo
  5. per fare una conferma d’ordine usano un altro documento di testo
  6. ecc. ecc.

risciò

Inutile dire che gli ho detto di integrare il tutto in un unico gestionale… siamo qua apposta 🙂

Produttività

Spesso si sente dire che un punto dolente nel panorama industriale italiano è la (bassa) produttività, che, unita agli alti costi di produzione (stipendi, energia) e all’imposizione fiscale, rende i prodotti italiani poco concorrenziali.

Nel passato la bassa produttività veniva compensata dagli altri fattori, oggi non è più così, per cui siamo al momento in cui “i nodi vengono al pettine”.

Ma come si crea la produttività? Nel passato la logica del “paròn” (scusate, essendo in Veneto …) era di stimolare la velocità dell’operaio/impiegato, che certamente qualche risultato ha portato, ma al giorno d’oggi è ancora sufficiente?

Se guardiamo all’esempio tedesco, la produttività è il diretto risultato di investimenti in macchinari migliori o in strumenti di gestione innovativi.

Esistono aziende che gestiscono tutto il loro flusso informativo con un sistema unico, dalle telefonate in entrata, ai preventivi, ai rendiconti periodici, alla gestione dei venditori, passando per la contabilità, i pagamenti e gli incassi, i preventivi d’acquisto, la gestione delle assunzioni, e tanto altro. Quanto produce questo in termini di miglioramento della produttività del sistema-azienda?

Gli ERP, come SAP o OpenERP, sono nati per questo, e fanno parte degli investimenti che producono.

Gestionale ERP: forma o sostanza?

Nei gestionali ERP vale di più la forma o la sostanza?

La domanda che più spesso si sente chiedere rispetto al software gestionale ERP è: stampa i registri IVA? e le liquidazioni IVA? il giornale di contabilità? i cespiti? i ddt e le fatture?

Di conseguenza ci si chiede: ma sono queste le priorità?

O forse non sono (tipo): fa una previsione del venduto? e il risultato per agente? gestisce il riordino automatico? fa il crm e la gestione documentale?

Questo è l’evidente risultato di anni di oppressione fiscal-burocratica, per cui prima vengono le esigenze di sua maestà il Fisco, poi quelle delle imprese. Ed è una ragione per chiedersi se i software per organizzare l’impresa più che essere “italianizzati” non debbano all’opposto essere globalizzati, riprendendo le tecniche che usano in Francia piuttosto che in Germania, in Belgio o in Inghilterra. Tutto per aiutare l’impresa a fronteggiare la concorrenza, non per essere sudditi di una burocrazia tutta italiana.

Nonostante questo è evidente che un software deve rispondere alle esigenze dettate dalle leggi in vigore, senza perdere d’occhio il suo vero focus, che è gestire l’impresa in modo profittevole.

p.s. mi è capitato di vedere una presentazione di un (piccolo) gestionale italiano, in cui 4 pagine su 12 erano per far vedere quanto bene stampa i DDT :O

Menu a tendina in anagrafica prodotto
Menu a tendina in anagrafica prodotto

Openerp 7.0: dal lancio all’utilizzo

La versione 7.0 LTS uscita da poco (dicembre 2012) prosegue sulla strada intrapresa con la v. 6.1 per la revisione della parte tecnica, facendo un salto rilevante sulla parte estetica, ma non la ricalca sul piano della stabilità: appena uscita infatti ha una stabilità già più che soddisfacente. E’ una svolta importante (e positiva) nella politica di rilascio, mentre i bug finora segnalati (di scarsa rilevanza) sono stati corretti in qualche caso anche in pochi giorni.

E’ da ricordare in ogni caso che, essendo un progetto open, le risorse vengono concentrate sulla versione “focus” dello sviluppo, per cui è normale che l’ultima versione sia quella che gode della maggiore attenzione.

L’interfaccia è stata semplificata, per cui non ci sono più una miriade di bottoni e link, lasciando molto più spazio al documento su cui si sta lavorando. I bottoni sono stati riuniti sotto un menu a tendina raggiungibile sulla parte alta della finestra, visibile solo quando serve. Per qualcuno sarà un problema (ci sono sempre resistenze al cambiamento) io lo vedo come un bel passo in avanti, rendendo più facile l’uso delle maschere agli utenti.

La velocità ormai non è più un problema, come nella precedente 6.1, invece della ormai vetusta 6.0 (nonostante abbia solo poco più di 2 anni). Tengo a precisare che la 6.0 (la precedente versione stabile – LTS) è già di per sè una versione completa e funzionale, che (ad oggi 25 gennaio 2013) non può essere sostituita dalla 7.0 in quanto quest’ultima manca ancora di parte della localizzazione.

A parte i miglioramenti estetici, ci sono delle novità rilevanti sul piano comunicativo, con l’introduzione del cosiddetto “Portale” in cui c’è in pratica un vero e proprio client di posta elettronica. Al suo interno si trovano sia mail che messaggi interni di Openerp, raggruppati per discussione e collegati direttamente agli oggetti di Openerp (DDT, fatture, lead, ecc. ).

E’ stato creato anche un sistema facile di invio dei documenti via mail ai partner, permettendo loro inoltre di connettersi all’ERP tramite il Portale e di vedere l’archivio delle proprie comunicazioni e dei documenti, con una procedura di registrazione molto snella.

Nel complesso c’è tanta carne al fuoco, per cui si può dire che sarà certamente un anno interessante per i sistemi ERP.

Esageriamo: tripla validazione dell’ordine di vendita

I software gestionali no, ma gli ERP possono essere modificati nel modo di gestire i processi, così da essere somiglianti al processo aziendale effettivo.

Per cui, chi ha un’ordine di vendita fatto nel modo standard (creazione, conferma, avvio del processo), lo usa così com’è, mentre chi ha necessità di avere una conferma da parte del superiore, lo fa modificare inserendo un “nodo” per cui solo l’utente di classe “superiore” può confermare l’ordine (di solito da un certo valore in su).

In questo esempio il processo è più elaborato, e suona così:

  1. il venditore inserisce la bozza d’ordine di vendita che figura come preventivo;
  2. il superiore verifica la bozza e dà (o rifiuta) il suo ok;
  3. il venditore procede ad inviare il preventivo al cliente, se ok;
  4. il venditore viene contattato dal cliente per confermare il preventivo, che diventa una proposta d’ordine (anche con variazioni) e passa in stato di “attesa conferma” dal superiore;
  5. il superiore dà (o rifiuta) l’ok alla proposta d’ordine;
  6. il venditore consegna e riceve la proposta d’ordine firmata dal cliente;
  7. nel caso ci siano successive variazioni, il venditore modifica l’ordine creando una “conferma d’ordine” e attende la conferma dal superiore;
  8. il superiore dà (o rifiuta) la conferma d’ordine;
  9. parte il processo di vendita/acquisto.

Un po’ lungo, ma nulla di troppo strano (a parte forse la conferma del preventivo, ma ognuno decide le proprie procedure…), sia chiaro comunque che non è una vendita di prodotti standard, ma di commesse su misura.

Ebbene, ecco come risulta il processo implementato in Openerp:

Workflow tripla validazione ordine di vendita

E’ chiaro che il processo viene gestito completamente all’interno del software, senza pericolosi “salti nel vuoto” con procedure manuali, mai abbastanza monitorabili (dov’è l’ordine, a che punto è la proposta d’ordine, perchè non è arrivata la conferma d’ordine, ecc. ecc.).