Una premessa: come non tutto ciò che luccica è oro, così non tutto ciò che è nuovo è utile. Soprattutto nel campo informatico, dove ci sono sempre novità.

Non fa parte di queste, evidentemente, la gestione documentale, che è ormai una pratica consolidata in tante aziende.
I vantaggi sono tanti:

• si evitano perdite di tempo nella ricerca dei documenti (quante volte usiamo il “Cerca file”?);
• lo scambio dei documenti tra i vari utenti è immediato, anche in remoto;
• integrandola con il client di posta, si evita di perdere molti documenti utili;
• si riduce l’intasamente di carte nei basket, fonte di sensazione di “soffocamento” con relativo stress e calo di produttività;
• si è sempre al corrente dello stato di una pratica (dov’è, a che stadio è, cosa manca da fare);

sono i principali. OpenERP ha una gestione documentale semplicemente integrata, attiva da subito e comoda. Con un modulo aggiuntivo (di breve installazione), si può collegare facilmente il proprio client di posta elettronica, inserendo quindi le mail ricevute in modo decisamente semplice.

• il gestionale/ERP che utilizza attualmente non la soddisfa
• vorrebbe gestire informaticamente uno o più processi finora gestiti manualmente, ma il gestionale in uso è scarsamente personalizzabile
• ha aperto una nuova filiale e vuole gestire il tutto via web, ma il gestionale in uso non lo permette
• vorrebbe mettere alcuni pc in magazzino per far vedere ai magazzinieri l’inventario informatico, ma non ritiene accettabile la spesa delle licenze aggiuntive
• vorrebbe mettere on-line alcuni dati dei propri clienti/fornitori senza troppi costi e lavoro, in maniera possibilmente automatizzata
• ecc. ecc.

Perchè OpenERP e non un altro ERP?
Perchè OpenERP ha un’approccio diverso dagli altri.

Primo perchè non contano quanti utenti usano il programma, è sufficiente il tempo di impostare un nuovo utente e da web si può accedere su qualsiasi pc in rete (locale, se non si è impostato l’accesso via internet). C’è comunque sempre l’alternativa di farsi installare in locale il client di OpenERP, da un consulente o in proprio.

Secondo, ci sono un sacco di moduli (parti di programma per compiti specifici) disponibili gratuitamente: è sufficiente installarli e fare un po’ di formazione per poterli usare. Ad esempio, è disponibile un modulo per gestire i documenti aziendali, che permette il salvataggio automatico di fatture, ddt, ordini, ecc. su una cartella ftp accessibile in intranet o internet.

Terzo, si possono richiedere personalizzazioni (anzi, sono quasi la norma) ad un prezzo accettabile, in quanto la struttura del programma è impostata per essere personalizzabile.

Inoltre è facile esportare ed importare i dati (in ogni maschera ci sono due tasti appositi) verso file .csv, in modo da caricarli in un foglio di calcolo, come pure fare un backup.

Tutte caratteristiche che lo differenziano nettamente dalla concorrenza e che sono il risultato della politica Open Source, di cui beneficia sia la casa madre del software, sia l’azienda che provvede ad installare il software, che, infine – il più importante -, l’utente finale.

1. siamo un’azienda ben strutturata, che ha almeno due persone che coprono ogni area aziendale e si sostituiscono a vicenda;
2. siamo un’azienda piccola che può sostenere solo i dipendenti essenziali, per cui siamo in pochi e molto specializzati, non sostituibili l’un l’altro.

Nel primo caso niente da dire, il problema non si pone (a parte il doppio lavoro per il dipendente sopravissuto).
Ma nel secondo caso? Da noi la grande maggioranza delle aziende si ritrova in questa situazione: che fare?

Facciamo venire al lavoro il dipendente ammalato: soluzione drastica e poco professionale.
Strutturiamo un sistema in grado di non bloccarsi anche se mancano delle figure: soluzione professionale, ma possibile?

Con un sistema di gestione integrato possiamo farlo, fino ad un certo punto. E vediamo di capire come.

Facciamo un esempio-limite: un’azienda di 4 persone in ufficio: titolare, tecnico, amministrativo e commerciale.
In genere un commerciale utilizza dei programmi diversi da quelli che utilizza un amministrativo: il primo usa un foglio di calcolo o una rubrica di un client di posta per gestire i suoi appuntamenti, e un foglio di testo per fare dei preventivi. Il secondo usa molto di più la contabilità, mentre spesso non sa neanche dove sono i file che usa il suo collega. Lo stesso vale per il tecnico che segue la produzione.

Ci sono quindi 3 compartimenti stagni, che poco sanno l’uno del lavoro dell’altro. Se l’amministrativo rimane a casa, i DDT si faranno, forse, con un modulo cartaceo – se si trova. Se il commerciale resta a casa, i preventivi che doveva fare resteranno sospesi fino al suo ritorno (se serviranno ancora). Se resta a casa il tecnico, si spera che gli operai abbiano un programma abbastanza lungo da andare avanti fino al suo ritorno, altrimenti qualcosa farà il titolare, di solito.

La vera causa per cui l’attività viene sospesa è perché non si sa dove mettere le mani: in parole povere, non si ha uno strumento comune.
Con uno strumento comune si può sapere a che punto è l’attività di ognuno, cosa e come fare per farla procedere, quanto tempo abbiamo a disposizione prima che ci sia qualche scadenza, ecc., e soprattutto tutti hanno il necessario know-how.

Questo è uno dei vantaggi nell’utilizzare un sistema ERP, che integra e tiene traccia di tutte le attività aziendali.

Un ERP è invece un’altra cosa perchè permette di gestire tutte le funzioni/aspetti aziendali: si può considerare alla stregua di un “contenitore” con dentro gestionale, CRM, produzione, contabilità, magazzino, risorse umane, budget, ecc.
Quindi, se un gestionale serve ad esempio per gestire la contabilità e fare DDT e fatture, un ERP serve per gestire le relazioni con i clienti, fare le offerte, gestire la produzione e le distinte base, fare i DDT, fare le fatture, gestire la contabilità, gestire gli orari di lavoro, gestire le non conformità, gestire i documenti, ecc. ecc. Al punto che un utente potrebbe aprire il pc per lavorare solo sull’ERP.

La lista di funzioni possibili è molto lunga e continua a crescere, grazie alla modularità di OpenERP: è infatti concepito con una logica a blocchi, per cui è possibile aggiungere nuove funzionalità in base alle necessità.
Sviluppatori da tutto il mondo (37 paesi ad oggi) contribuiscono ad aumentarne le potenzialità continuamente (finora sono più di 800 i moduli disponibili a costo zero), oltre a quelli già disponibili di default nell’installazione base (circa 200).

Le aree principali di OpenERP sono:

* CRM
* contabilità
* punto vendita
* progetti
* magazzino
* risorse umane
* acquisti
* produzione
* marketing
* fatturazione
* document management
* costruttore di applicazioni

Continua…

• fare un’offerta su un foglio di calcolo, o di testo (che possiamo rendere bello esteticamente) usando un normale programma di office automation;
• emettere il ddt e poi la fattura, quindi incassare il pagamento emettendo spesso una ri.ba., usando un gestionale

E’ evidente che il processo è spezzato: si usano due programmi diversi che non si parlano.
Qualcuno fa qualcosa di più, inserendo l’ordine ricevuto dal cliente nel gestionale, per poi estrarre il ddt e la fattura senza digitare nuovamente i dati.

Altri gestiscono anche il CRM, su un altro programma su cui, al massimo, riescono ad importare i dati anagrafici dei clienti, per poi non aver più alcun rapporto con il gestionale.

Non sarebbe meglio gestire tutto all’interno di uno stesso programma? Senza riscrivere dati, tenendo uno storico completo ed integrato, essendo sicuri di non perdere dati quando si fa un backup…

OpenERP (come altri ERP) fa così:

• gestisce i canali di vendita (database di possibili clienti) e le opportunità (contatti con clienti potenziali) tramite CRM
• trasforma le opportunità in offerte (trasportando i dati della vendita da una all’altra)
• emette il ddt e poi la fattura, quindi incassa il pagamento emettendo spesso una ri.ba.

il tutto all’interno dello stesso programma, in un unico flusso, anche via web.

Anche per tenere la contabilità si cambia registro: ad esempio, per registrare i pagamenti dei clienti, dalle nostre parti si apre la contabilità, si crea una scrittura di incasso clienti, si inserisce la banca e si prendono ad uno a uno i clienti, cercando quindi le scadenze aperte e chiudendo quelle incassate.

Invece in OpenERP la procedura è più semplice e diretta: si apre la maschera dei pagamenti dei clienti, si filtrano per cliente o per data o per periodo (o quello che si vuole, i filtri sono modificabili a piacimento) e si cliccano le fatture incassate. Tanto semplice e diretto che non serve alcuna esperienza di contabilità per farlo.

Alcuni passaggi sono molto significativi, in particolare:
DoD must have software that is easily adaptable to changing mission needs and can be evolved rapidly and delivered quickly at lower costs to meet mission requirements in a timely manner. (Il Dipartimento della Difesa necessita di software facilmente adattabile alle variabili esigenze della missione e che possa essere evoluto rapidamente e consegnato velocemente a costi più bassi, per soddisfare i requisiti della missione in modo tempestivo.)

E anche:
…a monopoly on the knowledge of a military software system and control of the software source code. This is optimal only for the monopoly contractor, but creates inefficiencies and ineffectiveness for the government, reduction of opportunities for the industrial base, severely limits competition for new software upgrades, depletes resources that can be used to better effect and wastes taxpayer-provided funds (..il monopolio della conoscenza di un sistema software militare e di controllo del codice sorgente. Questo è ottimale solo per il fornitore monopolista, ma crea inefficienze e inefficacia per il governo, la riduzione di opportunità per la base industriale, limita gravemente la competizione per gli aggiornamenti software, spreca risorse, che possono essere utilizzate con un risultato migliore, e fondi forniti dai contribuenti).

Che dire? Parole sante!

E per finire un riassunto dei punti chiavi positivi dell’open source:

• Increased Agility/Flexibility (maggiore agilità/flessibilità)
• Faster delivery (consegna più rapida)
• Increased Innovation (maggiore innovazione)
• Reduced Risk (riduzione del rischio)
• Information Assurance & Security (garanzia di informazioni e sicurezza)
• Lower cost (costo più basso)

Gli stralci del documento e il documento sono di proprietà dell’U.S. government e sono rilasciati con licenza Creative Commons Attribution ShareAlike 3.0 (CC- BY-SA). Per maggiori informazioni vedi http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/.

• contatti
1. nome
2. cognome
3. indirizzo
4. fax
5. telefono
6. ecc.

Un punto importante da osservare è la granularità dei dati, cioè se devo scrivere – ad esempio – nome e cognome in due campi separati o in uno unico, o se l’indirizzo è compreso di CAP e città e provincia oppure tutto in campi separati.
Questo dipende da quale utilizzo può avere il database. Se devo inviare una mass-mail separando per CAP, oppure inviare delle lettere con scritto “Caro -utente-”, dovrò sicuramente suddividere i campi. In linea di massima, è sempre più sicuro suddividere i campi.

Durante l’elencazione dei campi, risulterà che alcuni hanno una possibilità limitata di scelta: ad esempio, alcuni dipendenti di un’azienda faranno parte dell’ufficio acquisti, altri dell’ufficio vendite e così via. In questo caso è più comodo estrarre il campo e creargli una sua tabella dedicata: ci sarà quindi la tabella “Reparto”, mentre nella tabella “Dipendenti” sarà presente solo un campo collegato.

Un altro punto da valutare è il riutilizzo dei dati: se il contatto diventerà in futuro un cliente, è preferibile riutilizzare i dati già inseriti. Quindi, invece di creare una tabella Contatti e una tabella Clienti, è possibile creare una tabella Partner con i soli dati comuni e delle tabelle collegate con i dati specifici (un contatto non avrà il codice fiscale, mentre un cliente sì), come proposto dal secondo dei testi indicati nel post precedente.
In alternativa, un semplice campo che permette di scegliere: “cliente”, “contatto”, “fornitore”, ecc., se riteniamo accettabile di mettere tutti i campi che servono nella stessa tabella.

I vantaggi stanno principalmente nella disponibilità sempre e ovunque, nel risparmio di costi relativi al server, all’installazione ed all’aggiornamento, all’eliminazione dei problemi del backup. Vantaggi che sicuramente fanno la differenza per chi non ha un’adeguata infrastruttura e dovrebbe aggiornarla, per chi deve partire da zero e vorrebbe rimandare dei grossi investimenti, per chi ha una struttura leggera ma fortemente decentrata.

Ma ci sono anche svantaggi?
Sì, soprattutto legati al fatto che i nostri dati non sono più in azienda. Sia da un punto di vista legale (normativa privacy), sia da un punto di vista più pratico, cioè alla disponibilità dei dati. Se infatti volessimo per qualche motivo avere una copia dei dati, potrebbe esserci qualche problema, sia di natura economica che di consegna. Inoltre, in caso di perdita di dati, potrebbe non esserci alcuna garanzia o rimborso (se avesse un senso quest’ultimo). Da valutare infine la possibilità di interruzione del collegamento a banda larga.

Quindi è necessario valutare bene la scelta. Ma c’è un’alternativa che non abbia di questi problemi?
Sì, ed è sfruttare il cloud ma tenendosi una via d’uscita. Come? Utilizzando un software disponibile sia in cloud che in forma classica, quindi completamente disponibile anche per l’utilizzo su un proprio server.

OpenERP lo permette perchè è utilizzabile sul cloud, ma allo stesso tempo lo posso installare sul mio server o pc, grazie alla licenza OEPL (una variante di licenza open source). E’ quindi sufficiente un backup dei dati, eseguibile direttamente senza limitazioni, un ripristino sul proprio server e si riparte.

Bello, ma come applicarlo in maniera sistematica?
Cambiando modo di pensare. O almeno, pensare a cosa si sta facendo prima di mettersi a fare files e cartelle, di cui i pc sono sempre più zeppi.
Se:

1. devo fare un documento i cui dati sono per la maggior parte estratti (o estraibili) da archivi già esistenti, allora è più efficiente collegare i dati esistenti e produrre un report;
2. al contrario, faccio un documento “fai-da-te”, che in ogni caso è preferibile poi collegare alla pratica di riferimento, in modo da potersi dimenticare dov’è salvato

Per il punto 1. devo crearmi dei report personalizzati, mentre per il punto 2. devo avere un programma di gestione documentale collegato alle mie pratiche.
Troppo difficile? Date uno sguardo a OpenERP e vedrete che non è vero. Per niente.

N.B.: grazie a David Vignoni (david@icon-king.com) ICON KING – www.icon-king.com per la bella freccia in LGPL v. 2.1.

Perchè un ERP è integrazione: dalle opportunità di vendita (preventivi), passando per la pianificazione, la produzione, la consegna, la bollettazione, la fatturazione, la contabilità, e tutto quel che viene fatto normalmente in azienda.
Lo sanno bene le grandi aziende che devono per forza ragionare in questi termini, usando software di alto livello (SAP, Oracle, Microsoft) a costi improponibili per le PMI.

C’è però un’alternativa concreta e che ha un tasso di sviluppo invidiabile: OpenERP.

OpenERP ha da un lato i vantaggi dell’open source, dall’altro il supporto di un’azienda (OpenERP SA – belga) che ha tutte le intenzioni di diventare grande, ma senza sfruttare i propri partner. E se facciamo caso solo al numero di lingue supportate (ben 22) è chiaro che è un progetto di livello mondiale.

IcsTools.it ha deciso quindi di supportare e di fornire consulenza su OpenERP, seguendone lo sviluppo, l’implementazione, l’installazione, la gestione ed il supporto, nella provincia in cui ha sede, Vicenza, e in generale nel Veneto. Continuerà comunque a supportare OpenOffice.org/LibreOffice, che si sposano in maniera nativa con OpenERP.